Evidence hostů a UBYPORT — povinnosti ubytovatele

Kdo musí evidovat hosty

Povinnost evidovat ubytované osoby se vztahuje na každého, kdo poskytuje ubytování za úplatu. Nezáleží na typu ubytování — ať provozujete hotel, penzion, apartmán, chalupu nebo pronajímáte pokoj ve svém domě přes Airbnb. Pokud za ubytování inkasujete peníze, musíte vést evidenci hostů.

Právní základ tvoří dva hlavní předpisy: zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky, a zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích. Tyto zákony ukládají ubytovateli konkrétní povinnosti ohledně sběru a uchovávání údajů o hostech, a to bez ohledu na to, zda jde o české občany nebo cizince.

Jaké údaje musíte sbírat

Evidenční (ubytovací) kniha musí obsahovat předepsané údaje o každém ubytovaném hostovi. Tyto údaje slouží jak pro účely evidence poplatků z pobytu, tak pro potřeby Policie ČR. Konkrétně musíte zaznamenávat:

• Jméno a příjmení hosta
• Datum narození
• Státní občanství
• Číslo a druh cestovního dokladu (u cizinců pas, u českých občanů občanský průkaz)
• Adresu trvalého pobytu
• Datum příjezdu a předpokládaného odjezdu
• Účel pobytu

Všechny tyto údaje musíte získat při příjezdu hosta. Nejjednodušší způsob je nechat hosta vyplnit registrační formulář nebo přepsat údaje z jeho dokladu totožnosti. U opakovaných hostů oceníte systém, který si předchozí údaje pamatuje.

Co je UBYPORT

UBYPORT je online systém provozovaný Policií České republiky, který slouží k elektronickému hlášení ubytovaných cizinců. Každý ubytovatel, který ubytuje osobu bez české státní příslušnosti, je povinen tuto skutečnost nahlásit prostřednictvím systému UBYPORT.

Hlášení musí proběhnout do 24 hodin od ubytování cizince. Přístup do systému získáte registrací na příslušném oddělení cizinecké policie, kde vám přidělí přihlašovací údaje k webovému rozhraní. Systém umožňuje zadávat údaje ručně přes formulář nebo hromadným nahráním dat ze souboru.

Povinnost hlásit cizince platí pro všechny ubytovatele bez výjimky. I pokud přes celé léto ubytujete jen jednoho zahraničního hosta, musíte ho do UBYPORTU nahlásit.

Domácí hosté vs. cizinci

Povinnosti ubytovatele se liší podle toho, zda ubytováváte české občany nebo cizince. Je důležité tyto rozdíly znát a dodržovat obě sady povinností současně.

• Cizinci — musíte nahlásit přes UBYPORT do 24 hodin od ubytování a současně zapsat do ubytovací knihy
• Čeští občané — zapisujete do ubytovací knihy, ale nehlásíte přes UBYPORT
• Všichni hosté — podléhají evidenci pro účely poplatku z pobytu (pokud ho obec vybírá)

Nejčastější chyby

Z praxe víme, že ubytovatelé nejčastěji chybují v následujících oblastech. Tyto chyby mohou vést k pokutám a zbytečným komplikacím při kontrolách, proto se jim snažte vyvarovat.

• Nevedení ubytovací knihy vůbec — mnoho provozovatelů apartmánů a chalup si není vědomo této povinnosti
• Opožděné hlášení cizinců v UBYPORTU — lhůta 24 hodin je striktní, pokuta za opožděné hlášení může dosáhnout až 50 000 Kč
• Neúplné údaje v evidenci — chybějící číslo dokladu nebo datum narození může být posouzeno jako porušení povinnosti
• Nesystematické ukládání dat — papírové záznamy se snadno ztratí nebo poškodí

Zvláště u self-check-in ubytování je sběr údajů komplikovanější. Host přijíždí mimo vaši přítomnost a vy nemáte možnost osobně zkontrolovat jeho doklad. V takovém případě je nutné zajistit sběr údajů jiným způsobem — například online formulářem před příjezdem.

Jak to řešit efektivně

Ruční vedení ubytovací knihy v papírové podobě nebo v tabulce je u většího počtu hostů neudržitelné. Každý příjezd znamená přepisování stejných políček, u vracejících se hostů zadáváte tytéž údaje znovu a znovu, a při přípravě výkazů pro obec trávíte hodiny sčítáním.

Elektronická evidence vám navíc umožňuje rychle vyhledávat konkrétní hosty, filtrovat podle období a generovat přehledy. Pokud potřebujete doložit, kdo u vás byl ubytován v konkrétním termínu, odpověď máte během několika sekund. S papírovou knihou byste listovali desítky stránek.

Správná evidence hostů je základním pilířem legálního provozování ubytování. Spolu s odváděním poplatků z pobytu a správným daňovým přiznáním tvoří trojici povinností, které by měl mít každý ubytovatel pod kontrolou.